Συγχαρητήρια! Είστε ο επίσημος "προγραμματιστής εκδήλωσης" για ένα επερχόμενο πρόγραμμα. Με αυτή τη νέα σας υπευθυνότητα, ίσως θέλετε να ρίξετε μια γρήγορη ματιά στις παρακάτω συμβουλές που μπορεί να δώσουν μεγαλύτερα περιθώρια στον προϋπολογισμό σας...:
1) Περίοδος/Ημερομηνίες: ορισμένες τοποθεσίες έχουν τη λεγόμενη υψηλή και χαμηλή περίοδο. Ανάλογα με τις ημερομηνίες, μπορεί να υπάρχουν σημαντικές διαφορές τιμών. Επίσης, αν το γκρουπ σας μπορεί να συναντηθεί στη διάρκεια ή κοντά σε κάποιες διακοπές, αυτό είναι επίσης κάτι που αξίζει να το γνωστοποιήσετε στο Hotel Planner.
a. Έρευνα: αν έχετε επιλέξει μια πόλη, ερευνήστε τις ημερομηνίες στις οποίες η πόλη φιλοξενεί μεγάλα φεστιβάλ, μεγάλα συνέδρια στην πόλη, ειδικές εκδηλώσεις (π.χ. το Superbowl) κλπ. Αν έχετε ακόμα τη δυνατότητα να αλλάξετε τις ημερομηνίες σας, ίσως να θέλετε να προγραμματίσετε την εκδήλωσή σας μία εβδομάδα πριν ή μια εβδομάδα μετά από σημαντικές εκδηλώσεις της πόλης. Αν προγραμματίσετε την εκδήλωσή σας στο ίδιο χρονικό πλαίσιο, θα μπορούσε να αποδειχθεί δαπανηρή και πολύ χαοτική για τους συμμετέχοντες.
2) Σχήμα ημερών εβδομάδας: πολλά ξενοδοχεία είτε έχουν μεγαλύτερη ανάγκη για δουλειές το Σαββατοκύριακο είτε στη διάρκεια της εβδομάδας. Για παράδειγμα, ένα ξενοδοχείο σε ένα εταιρικό πάρκο μπορεί να είναι πολύ ωραίο, αλλά προσφέρει πολύ καλές τιμές τα Σαββατοκύριακα. Αντίστροφα, μπορεί να υπάρχει ένα υπέροχο θέρετρο που έχει πρόβλημα να γεμίσει τα δωμάτιά τους τις καθημερινές.
3) Είναι οι προσφερόμενες τιμές για ένα ή περισσότερα άτομα ανά δωμάτιο; Συχνά η τιμή ενός δωματίου θα ικανοποιεί τον προϋπολογισμό σας, αλλά αν το γκρουπ είναι τέτοιο ώστε να έχετε έως τέσσερα άτομα στο δωμάτιο, μπορεί να καταλήξετε με μια τιμή πολλών επιπέδων που έχει ως αποτέλεσμα να προστεθούν $10-30 ανά πρόσθετο άτομο που διαμένει σε κάθε δωμάτιο. Όταν αναρτάτε τη ζήτησή σας, βεβαιωθείτε ότι επιλέγετε τους σωστούς τύπους δωματίων ώστε οι τιμές του ξενοδοχείου για το γκρουπ σας να έχουν τη μεγαλύτερη δυνατή ακρίβεια.
4) Προσέξτε για πρόσθετες χρεώσεις εκ των προτέρων χρησιμοποιώντας το κουμπί πληροφοριών ξενοδοχείου που είναι στα αριστερά κάθε προσφοράς ξενοδοχείου: υπάρχουν χρεώσεις θερέτρου (resort fees) στο ξενοδοχείο που σας ενδιαφέρει; Είναι δεκτά κατοικίδια στο ξενοδοχείο, και αν ναι, υπάρχει πρόσθετη χρέωση; Υπάρχουν κάποιες υποχρεωτικές χρεώσεις εκτός των φόρων διαμονής στο ξενοδοχείο; Αυτές οι πρόσθετες χρεώσεις μπορούν να αποτελέσουν ένα σημαντικό ποσόν, και ορισμένες είναι διαπραγματεύσιμες, ανάλογα με το πόσο καλά ταιριάζει η ζήτησή σας στο συγκεκριμένο ξενοδοχείο.
a. Προσέξτε για οτιδήποτε περιλαμβάνεται στην τιμή: ορισμένα ξενοδοχεία θα περιλαμβάνουν δωρεάν πρωινό, απογευματινές δεξιώσεις ανοικτές στους φιλοξενούμενους του, πρόσβαση σε κέντρο γυμναστικής ή πρόσβαση στο Internet στην τιμή του δωματίου. Αυτές οι ωραίες παροχές δεν αποτελούν μόνο εξοικονόμηση χρημάτων αλλά και επαυξάνουν τη συνολική εμπειρία στο ξενοδοχείο. Αυτές οι προσφορές προστιθέμενης αξίας θα αναφέρονται στο τμήμα σχολίων κάθε τυχόν προσφοράς ξενοδοχείου ακριβώς κάτω από την τιμή του ξενοδοχείου για γκρουπ.
5) Φαγητό και ποτά: αν προγραμματίζετε να έχετε ένα επίσημο δείπνο κατά τη διάρκεια της επίσκεψής σας, μην παραλείψετε να αναφέρετε την πληροφορία αυτή στη ζήτησή σας για το γκρουπ. Έτσι θα διασφαλίσετε ότι θα ανταποκριθούν μόνο ξενοδοχεία που μπορούν να καλύψουν το επίσημο δείπνο που χρειάζεστε. Επίσης τα ξενοδοχεία που διαθέτουν χώρο για επίσημα δείπνα είναι πιο πιθανόν να κλείσουν δωμάτια για γκρουπ και να προσφέρουν πρόσθετες εκπτώσεις αν το γκρουπ χρησιμοποιεί της υπηρεσίες του ξενοδοχείου για φαγητό και ποτό και τις εγκαταστάσεις τους για επίσημα δείπνα. Αφού έχετε βρει ένα ξενοδοχείο με όλες τις υπηρεσίες που χρειάζεστε μέσα στα όρια του προϋπολογισμού σας, χρησιμοποιήστε το κουμπί Επικοινωνία με Ξενοδοχείο για να ζητήσετε ένα σετ από μενού. Ελέγξτε τη Χρέωση υπηρεσιών και το Φόρο. Αυτές οι χρεώσεις που προστίθενται στις τιμές του μενού του επίσημου δείπνου, θα αποτελέσουν μια επιβάρυνση στην περιοχή του 20-40%. Τρόποι για κάλυψη του κόστους:
a. Το HotelPlanner.com θα προσπαθήσει να διαπραγματευτεί για το γκρουπ σας μια έκπτωση της τάξης του 20% έως 50% στο φαγητό και το ποτό. Ελέγξτε το τμήμα των σχολίων στις προσφορές των ξενοδοχείων για αυτές τις εκπτώσεις.
b. Αποφασίστε ένα αντιπροσωπευτικό μενού και υπολογίστε το κόστος που θα περιμένατε να πληρώσετε, περιλαμβανομένων όλων των χρεώσεων, για να το παρουσιάσετε στο ξενοδοχείο της επιλογής σας. Για παράδειγμα, ετοιμάστε ένα πρωινό που περιλαμβάνει διάφορα αρτοσκευάσματα πρωινού, χυμό φρούτων και καφέ/τσάι, για μια τιμή που τα περιλαμβάνει όλα και είναι σύμφωνη με το στόχο/προϋπολογισμό σας σε $ ανά άτομο, και δείτε αν το ξενοδοχείο μπορεί να τροποποιήσει τα μενού του ώστε να ανταποκριθεί στον προϋπολογισμό σας. Τα περισσότερα ξενοδοχεία-μέλη του Hotel Planner θα προσφέρουν δωρεάν πρωινό για το γκρουπ σας και αυτή η προστιθέμενη αξία θα αναφέρεται και στο τμήμα των σχολίων της προσφορά του ξενοδοχείου.
c. Ρίξτε μια ματιά στα μενού στα εστιατόρια των ξενοδοχείων. Αν το γκρουπ σας είναι μικρό, μπορεί να θέλετε να επωφεληθείτε από τη δυνατότητα ενός απλού δείπνου στο εστιατόριο του ξενοδοχείου ή σε άλλο κοντινό.
6) Εποπτικό υλικό: ενημερώστε το συνεργαζόμενο εκπρόσωπο του Hotel Planner σχετικά με το τι χρειάζεστε και ζητήστε μια ξεχωριστή προσφορά. Ένα ακριβό είδος είναι η ενοικίαση συσκευής αναπαραγωγής LCD. Ορισμένες φορές ίσως είναι πιο συμφέρον να αγοράσετε δική σας, ωστόσο, μην παραλείψετε να ρωτήσετε τον εκπρόσωπο για τυχόν χρεώσεις "σύνδεσης" σε περίπτωση που φέρετε το δικό σας εξοπλισμό.
7) Ενοικίαση αίθουσας συναντήσεων: αν τα δωμάτια που θα κλείσετε είναι ανάλογα με τον αριθμό των συμμετεχόντων στις συναντήσεις σας, τότε πιθανότητα θα έχετε μεγαλύτερο περιθώριο διαπραγμάτευσης για το ενοίκιο της αίθουσας συναντήσεων. Αν το γκρουπ σας χρειάζεται να έχει παρουσιάζει εκθέματα, πολλές επί μέρους συναντήσεις ή μεγάλη σχετικά αίθουσα συνάντησης (π.χ. για 100 άτομα και έχετε σύμβαση διαμονής για 10 άτομα ανά νύχτα), πρέπει να αναμένετε να πληρώσετε κάποιο ενοίκιο για την αίθουσα συναντήσεων. Το Hotel Planner μπορεί να ενισχύσει τη δύναμή σας κατά της πληρωμής ενοικίου για την αίθουσα συναντήσεων, αν: α) το γκρουπ σας συναντάται στη διάρκεια μιας περιόδου που το ξενοδοχείο έχει μεγάλη διαθεσιμότητα για την αίθουσα (δηλ. γιορτές και/ή χαμηλή περίοδο), β) έχετε υψηλή κατανάλωση φαγητού και ποτών ανά δωμάτιο και νύχτα (π.χ. οι συμμετέχοντες παίρνουν πρωινό, γεύμα, πρωινό και απογευματινά διαλείμματα για σνακ και δεξίωση/δείπνο), γ) η εκδήλωσή σας θα κλείσει όλα τα δωμάτια του ξενοδοχείου που έχετε επιλέξει.
8) Εγγύτητα σε δραστηριότητες: είναι το γκρουπ σας ένα γκρουπ που θα έχει πολλές νύχτες ελεύθερες ή σχεδιάζετε να προγραμματίσετε και δραστηριότητες εκτός του ξενοδοχείου για το γκρουπ σας; Όποια και αν είναι η περίπτωση, αν οι συμμετέχοντες μπορούν να περπατήσουν σε διάφορα τοπικά σημεία ενδιαφέροντος, αυτό μπορεί να βοηθήσει στην εξάλειψη κόστους από την πλευρά σας ως προγραμματιστή ή για τον μεμονωμένο συμμετέχοντας. Αν το γκρουπ έχει πολλές ελεύθερες νύχτες, και υπάρχουν σημεία ενδιαφέροντος σε κοντινή απόσταση που καλύπτεται με τα πόδια, οι συμμετέχοντες θα εκτιμήσουν το ότι δεν χρειάζεται να πληρώνουν ταξί, να βγάζουν το αυτοκίνητό τους από το γκαράζ και να λύνουν τους γρίφους της κυκλοφορίας σε μια ξένη πόλη. Αν σχεδιάζετε δραστηριότητες εκτός της τοποθεσίας του ξενοδοχείου, το κόστος μεταφοράς προς και από μια απομακρυσμένη θέση μπορεί να είναι σημαντικό. Αν επιλέξετε ένα ξενοδοχείο κοντά σε πολλές πιθανότητες κοντινών εκδηλώσεων, και οι συμμετέχοντες μπορούν να περπατήσουν, αυτό είναι μια οικονομία κόστους. Κάνετε κλικ στο κουμπί πληροφοριών ξενοδοχείου στα αριστερά της προσφοράς του ξενοδοχείου για νσ δείτε ένα χάρτη των γύρω περιοχών με μια λίστα των τοπικών σημείων ενδιαφέροντος στα δεξιά του χάρτη και την απόσταση κάθε τοπικού σημείου ενδιαφέροντος από το ξενοδοχείο σας. Το Hotel Planner μπορεί επίσης να ταξινομήσει όλες τις επιλογές σας για ξενοδοχείο βάσει της απόστασης από μια συγκεκριμένη τοποθεσία. Τσεκάρετε το πλαίσιο Ταξινόμηση κατά, στο πάνω μέρος της λίστας των προσφορών των ξενοδοχείων.
9) Μεταφορά: αν πολλοί από τους συμμετέχοντες φθάνουν αεροπορικώς, κάνετε μια γρήγορη ανασκόπηση των τιμών των πτήσεων από κύριες πόλεις στις ημερομηνίες των εκδηλώσεων που σχεδιάζετε. Αν κοιτάξετε σε πολλές πόλεις, μπορεί να βρείτε ότι κάποια έχει πολύ πιο λογικές τιμές από άλλες. Όπως και πριν, χρησιμοποιήστε το κουμπί πληροφοριών ξενοδοχείου στα αριστερά της προσφοράς κάθε ξενοδοχείου για να αποκτήσετε πληροφορίες σχετικά με το κόστος δημόσιων μεταφορικών μέσων και ταξί από το αεροδρόμιο, καθώς και το χρόνο που χρειάζεται από το αεροδρόμιο ως το επιλεγμένο ξενοδοχείο.
10) Αναβαθμίσεις και παροχές: ο εκπρόσωπος του Hotel Planner σε κάθε περιπτωση θα ρωτήσει αν το γκρουπ σας μπορεί να λάβει μια δωρεάν αναβάθμιση σε σουίτα στην τιμή του γκρουπ, ή μια δωρεάν παροχή για έναν από τους VIP συμμετέχοντές σας. Αυτές οι ειδικές λεπτομέρειες τις προσέχει το γκρουπ σας και μπορούν να προσφερθούν χωρίς δική σας πρόσθετη χρέωση.
11) Ένα ακόμα μπόνους! Ένα στα Πενήντα δωρεάν (One per Fifty Comp): αυτό είναι στάνταρ στα περισσότερα ξενοδοχεία, όπου για κάθε πενήντα δωμάτια που καταλαμβάνει ένα γκρουπ, ένα είναι δωρεάν! Ορισμένα ξενοδοχεία προσφέρουν το δωρεάν ένα στα πενήντα μόνο όταν πενήντα ή περισσότερα δωμάτια καταλαμβάνονται ΑΝΑ ΝΥΧΤΑ. Άλλα ξενοδοχεία θα το προσφέρουν σε σωρευτική βάση, ενώ ορισμένα ξενοδοχεία θα προσφέρουν ένα δωρεάν ανά σαράντα ή ακόμα λιγότερα. Το Hotel Planner συνεργάζεται με πολλά ξενοδοχεία που προσφέρουν το δωρεάν δωμάτιο ακόμα και για 10 δωμάτια ανά νύχτα. Αυτές οι δωρεάν προσφορές δωματίων θα παρουσιάζονται στο τμήμα σχολίων κάτω από την προσφορά τιμής δωματίων για το γκρουπ.
Καλή τύχη και καλές διαπραγματεύσεις! Τώρα είστε σε καλό δρόμο για μια επιτυχημένη εκδήλωση!