Το πρώτο που πρέπει να σκεφθείτε είναι η κράτηση δωματίων σε ένα τοπικό ξενοδοχείο για τους προσκεκλημένους που έρχονται από άλλες πόλεις. Το χειρότερο που θα μπορούσε να συμβεί είναι όταν οι προσκεκλημένοι σας αρχίσουν να παίρνουν τηλέφωνα για ένα δωμάτιο ξενοδοχείου λίγους μήνες πριν την οικογενειακή σας επανένωση, να ανακαλύψουν ότι όλα τα δωμάτια στην πόλη κοστίζουν $500 ανά δωμάτιο ανά νύχτα, ή ακόμα χειρότερα, όλα τα δωμάτια να έχουν κλειστεί για ένα μεγάλο συνέδριο ή μια αθλητική εκδήλωση. Για το λόγο αυτό, είναι πολύ σημαντικό να κάνετε κράτηση για ένα μπλοκ δωματίων για τους καλεσμένους σας σε ειδικές τιμές σε ένα ή δύο επιλεγμένα ξενοδοχείο με άφθονο περιθώριο χρόνου πριν τη μεγάλη εκδήλωση. Στα περισσότερα ξενοδοχεία, ο ελάχιστος αριθμός δωματίων που απαιτούνται για τη δημιουργία ενός τέτοιου μπλοκ είναι 10 δωμάτια ανά νύχτα. Αν αναζητάτε περισσότερα από 30 δωμάτια ανά νύχτα, μια άλλη καλή ιδέα είναι να μοιράσετε τα μπλοκ για το γκρουπ σε δύο έως τρία ξενοδοχεία. Με αυτό τον τρόπο, οι καλεσμένοι σας μπορούν να έχουν μια επιλογή μεταξύ διαφορετικών τοποθεσιών και τιμών.
Στόχος σας είναι να προσελκύσετε το ενδιαφέρον των μελών της οικογενείας σας σε αυτή την οικογενειακή επανένωση και να δημιουργήσετε τον ανάλογο ενθουσιασμό. Το κλειδί είναι η έγκαιρη προετοιμασία. Ξεκινήστε επιλέγοντας την τέλεια τοποθεσία. Η τεχνολογία μας είναι το κλειδί για αυτό, καθώς σας επιτρέπει να αναζητήσετε ταυτόχρονα πολλαπλές τοποθεσίες για την επανένωση. Θέλετε να βρείτε μια τοποθεσία για την επανένωση που είναι κεντρική ώστε κάθε μέλος της οικογενείας σας να μη δυσκολευτεί να φθάσει εκεί. Επίσης θέλετε να βεβαιωθείτε ότι η τοποθεσία έχει αρκετά σημεία ενδιαφέροντος και πράγματα που μπορούν να κάνουν, για όλες τις ηλικίες, ώστε κάθε μέλος της οικογένειας, είτε νέος είτε μεγαλύτερος, να έχει ενθουσιασμό για αυτό το ταξίδι. Το χειρότερο που θα μπορούσε να συμβεί είναι όταν αρχίσετε να παίρνετε τηλέφωνα για ένα δωμάτιο ξενοδοχείου λίγους μήνες πριν την Οικογενειακή Επανένωση, να ανακαλύψετε ότι όλα τα δωμάτια στην πόλη κοστίζουν $500 ανά δωμάτιο ανά νύχτα, ή ακόμα χειρότερα, ότι όλα τα δωμάτια έχουν κλειστεί για ένα μεγάλο συνέδριο ή για μια μεγάλη εκδήλωση της πόλης. Για το λόγο αυτό, είναι πολύ σημαντικό να κάνετε κράτηση για ένα μπλοκ δωματίων για την Οικογενειακή σας Επανένωση σε ειδικές τιμές σε ένα ξενοδοχείο, άφθονο χρόνο πριν τη μεγάλη εκδήλωση. Στα περισσότερα ξενοδοχεία, ο ελάχιστος αριθμός δωματίων που απαιτούνται για τη δημιουργία ενός τέτοιου μπλοκ είναι 10 δωμάτια ανά νύχτα, αλλά αν πρόκειται να χρησιμοποιήσετε οποιοδήποτε χώρο επίσημου δείπνου στο ξενοδοχείο, μερικές φορές ο αριθμός μπορεί να είναι μικρότερος.
Για να επιτύχετε αυτό το στόχο, ίσως να μη θελήσετε να αρχίσετε να καλείτε ξενοδοχεία σε διάφορες τοποθεσίες στα τυφλά. Δεν θα είναι καλό ούτε για σας ούτε για την οικογένειά σας αν κρατήσετε μπλοκ δωματίων στις πρώτες τιμές που θα σας προσφέρει το ξενοδοχείο. Επίσης δεν έχετε όλες τις πληροφορίες σχετικά με το ξενοδοχείο και είναι σημαντικό να αποκτήσετε οργανωμένες λεπτομερείς περιγραφές όλων των παροχών των ξενοδοχείων πριν πάρετε οποιεσδήποτε αποφάσεις. Το πρώτο βήμα είναι να δείτε τι τιμές υπάρχουν στο Internet. Μια σπουδαία πηγή που έχουμε βρει και επιτρέπει εύκολη σύγκριση τις τιμές Internet διάφορων ξενοδοχείων είναι το HotelPlanner.com (
www.HotelPlanner.com). Το καλύτερο σχετικά με το σύστημά τους είναι ότι είναι δωρεάν και πολύ εύκολο στη χρήση του. Το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να εισάγετε τις επιλογές σας για τοποθεσίες και ημερομηνίες για την Οικογενειακή Επανένωση και το HotelPlanner.com θα κάνει τα υπόλοιπα. Θα σας επιτρέψει να αναζητήσετε τιμές γκρουπ σε ξενοδοχεία σε πολλές πόλεις ταυτόχρονα με μια σαφή και οργανωμένη προσέγγιση χωρίς μεροληψία υπέρ συγκεκριμένων ξενοδοχείων. Επίσης σας δίνει τον έλεγχο για ταξινόμηση αυτών των πληροφοριών βάσει τοποθεσίας, τιμής ή επωνυμίας του ξενοδοχείου. Επίσης θα αναθέσουν σε ένα εκπρόσωπό τους να σας αναλάβει όχι μόνο για να σας βοηθήσει να διασφαλίσετε ότι οι συμφωνίες που θα κάνετε με το ξενοδοχείο θα είναι οι καλύτερες, αλλά και να σας βοηθήσει με τη διαδικασία των κρατήσεων. Η διαδικασία των κρατήσεων είναι πολύ σημαντική, γιατί ακόμα και αν η τιμή του δωματίου είναι πολύ χαμηλή, η συμφωνία μπορεί να περιλαμβάνει μια πολύ αυστηρή πολιτική ακυρώσεων, υψηλή προκαταβολή σε μετρητά ή άλλες κρυφές χρεώσεις όπως υποχρεωτικές χρεώσεις θερέτρου (resort fees). Ο εκπρόσωπος του HotelPlanner.com θα χαρεί πολύ να σας βοηθήσει να αντιμετωπίσετε αυτά και οποιαδήποτε άλλα θέματα αντιμετωπίσετε. Αφού επιλέξετε το ξενοδοχείο σας θα "στήσουν" έναν ειδικό ιστότοπο online κρατήσεων ειδικά για την Οικογενειακή σας Επανένωση, χωρίς χρέωση. Αυτό θα σας βοηθήσει να παρακολουθείτε τις κρατήσεις των μελών της οικογενείας σας καθώς επιβεβαιώνουν τη διαμονή τους με το ξενοδοχείο.